¿Qué significa documentar?
Documentar es realizar un procedimiento en el que se desgrana paso a paso cómo se debe realizar una tarea de tu negocio.
Hay un nombre técnico que se utiliza para estos procedimientos y es SOP, que son las siglas de Standard Operating Procedure, o en español que sería procedimiento operativo estándar.
Ejemplos concretos:
- Un checklist con los pasos que sigues antes de publicar un artículo en WordPress.
- Una carpeta en Google Drive con la misma estructura para cada proyecto o clienta.
- Un documento con las respuestas tipo que usas para los emails más frecuentes.
- Una nota con los accesos a las plataformas que usas y quién tiene permiso para qué.
- Un flujo de cómo se gestionan los presupuestos desde que llega la petición hasta que se acepta.
Qué pasa cuando no documentas nada
Al principio, nada. Si estás tú sola y sabes cómo realizar cada gestión puedes apañártelas. El problema aparece más tarde, cuando quieres crecer y necesitas ayuda, o simplemente cuando tienes un día malo y no recuerdas cómo realizar una tarea que hace 3 meses que hiciste.
Concretamente, sin documentar:
- Cada vez que alguien nuevo entra a trabajar contigo tienes que explicárselo todo de cero.
- Si tú no estás disponible, nada avanza.
- Cuando algo sale mal, no hay forma de revisar qué paso falló ni cómo evitarlo la próxima vez.
- Las tareas se hacen de forma diferente cada vez, y eso afecta a la calidad y a la consistencia.
Y cuando sí documentas, ¿qué cambia?
Lo más importante es que tienes sensación de control, sabes que tienes por escrito cómo funciona tu negocio y eso te da tranquilidad.
Y por otra parte, también cambia lo siguiente:
- Delegar se vuelve posible. Al tener documentado cómo haces algo, puedes dárselo a otra persona sin tener que estar TÚ encima explicando cada paso. Es decir, la curva de entrada es mucho más corta.
- Puedes desconectar. Si alguien puede seguir el proceso sin que estés tú guiando cada paso, tienes margen para tomarte un día libre sin que todo se detenga.
- Puedes detectar qué no funciona. Cuando un proceso está escrito es mucho más fácil ver dónde hay cuellos de botella, pasos innecesarios o cosas que podrían mejorar.
- La calidad se mantiene constante.
La documentación como acto de cuidado hacia tu negocio
Documentar no debería ser una tarea administrativa aburrida, sino una forma de cuidar todo lo que has construido.
Estás cogiendo lo que existe en tu cabeza (ese conocimiento y la forma de hacer las cosas que has ido desarrollando) y lo estás poniendo en un sitio donde puede sobrevivir, crecer y ser útil para alguien más.
Es, en cierto modo, la diferencia entre un negocio que depende de una persona y un negocio que tiene una forma de funcionar propia.
Documentar sirve para prepararse para algo bueno: crecer, delegar y tomarse un respiro de vez en cuando.
Por dónde empezar sin agobiarte
La trampa más común es querer documentarlo todo de golpe y no empezar nunca porque se te hace bola.
Lo mejor sería empezar por una sola cosa.
Elige la tarea que más repites, la que más veces has tenido que explicar o la que más te cuesta recordar. Abre un documento, escribe los pasos que sigues, anota dónde está cada cosa y guárdalo en un sitio accesible.
Eso ya es documentar, y a partir de ahí, el resto viene solo.
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