Para un momento.
Piensa en tu semana pasada, no en los proyectos importantes, no en las decisiones que solo tú podías tomar, sino en todo lo demás. En las cosas que también estuvieron ahí, ocupando tiempo y cabeza, aunque nadie las vea.
Las tareas invisibles te están robando el día
- Responder ese email que siempre dice lo mismo
- Buscar el archivo que guardaste hace dos semanas y que sabes que tienes en alguna carpeta pero no recuerdas en cuál
- Devolver llamadas que sabes que deberías haber devuelto hace dos semanas
- Actualizar tu blog para que vaya haciendo su trabajo el SEO orgánico
- Comprimir las fotos antes de subirlas
Y así una lista muy larga de un sinfín de microtareas.
¿Te suena?
Ninguna de estas tareas requiere tu conocimiento o tu experiencia, pero las estás haciendo tú. Y eso tiene un coste que va mucho más allá del tiempo.
El problema no es el tiempo, es el foco
Cambiar de tarea constantemente tiene un precio, cada vez que pasas de escribir un artículo a gestionar un email, a acordarte de que tienes que actualizar algo en la web o a buscar una imagen, no sólo pierdes el tiempo en esa tarea, también pierdes el tiempo de volver a concentrarte en lo que estabas haciendo.
Y eso, repetido varias veces al día, se convierte en una fuga de energía silenciosa que no aparece en ningún lado pero que al final del día se nota mucho.
No es que te falte tiempo, es que el tiempo que tienes está repartido en tantas cosas que ninguna recibe lo que se merece.
¿Por qué seguimos haciéndolo todo nosotras?
No porque seamos incapaces de soltar, sino porque nadie nos ha preguntado si queremos seguir haciéndolo.
Esas tareas entraron en la rutina en algún momento y ahí se quedaron. No fue una decisión, fue inercia.
La pregunta que me parece interesante hacerse no es si puedes hacerlo tú, la que importa es: ¿tiene sentido que lo haga yo?
Un ejercicio sencillo para tomar el control
Coge papel y boli (o abre un documento, lo que prefieras) y apunta TODAS las tareas que hiciste la semana pasada.
Ahora date un tiempo para pensar si realmente esas tareas requieren que las hagas tú o las podría hacer otra persona siempre que les des las instrucciones adecuadas.
No hace falta que hagas nada con esa lista todavía.
A veces la claridad no viene de tomar grandes decisiones, si no de ver escrito lo que hasta entonces sólo existía en tu cabeza.
¿Y qué hago con esa lista?
Primero, no te agobies, ya que no se trata de delegar todo de golpe ni de tomar decisiones hoy.
Se trata de empezar a distinguir entre tres tipos de tareas:
- Las que sólo puedes hacer tú. Las que necesitan tu voz y tu criterio específico. Estas se quedan contigo sí o sí.
- Las que podrían hacer otros con instrucciones claras. Buscar temas para el próximo post, facturar, actualizar plugins … Estas son las candidatas a salir de tu lista algún día.
- Las que nadie debería hacer. Las que están ahí por inercia y que si te paras a pensarlo, no aportan nada real a tu negocio. Estas directamente se eliminan.
Sólo con hacer esa distinción ya tienes más claridad de la que tenías antes de empezar.
¿Te habías hecho alguna vez esta pregunta? ¿O vas corriendo tanto que ni te paras a pensarlo?
Me encantaría leer tu respuesta en los comentarios.
P.D. Si al hacer este ejercicio te das cuenta de que ha llegado el momento de liberar carga en tu negocio, antes de dar el paso te recomiendo leer este otro artículo donde te cuento lo que deberías tener claro antes de contratar una asistente virtual.